Die Betriebskostenabrechnung
von Rechtsanwalt Jörg Neunaber, Delmenhorst

A) Grundsätzliches -

I. Was sind Betriebkosten

Betriebskosten sind Kosten die durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes oder des Nebengebäudes laufend entstehende, sofern die Kosten nicht üblicher weise vom Mieter außerhalb der Mieter unmittelbar getragen werden. Eingeschränkt wird diese Definition durch § 27 Abs. 2 II. BV (Link auf BV???). Danach sind Betriebskosten diejenigen zunächst den Vermieter treffenden Kostenpositionen, die in der Anlage 3 zu § 27 BV aufgelistet sind. Nur diese Kosten dürfen als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden. Keine Betriebskosten sind danach Anschaffungen Aufwendungen und Reparaturen, Verwaltungskosten Vergütungen und Prozesskosten sowie Instandhaltungskosten und Rücklagen. Sofern im Mietvertrag sonstige kosten vom Vermieter auf den Mieter abgewälzt werden, so ist dies im eingeschränkten Maß möglich. Diese „Sonstigen Kosten“ zählen dann allerdings nicht zu den Betriebskosten auch wenn eine betriebskostenähnliche Abrechnung vereinbart wurde. Insgesamt muss es sich um laufende also nicht um einmalig entsehende Kosten handeln. Einmalige Kosten sind nicht umlegbar. Umstritten ist allerdings, ob dies jährlich anfallen müssen (so LG Siegen WUM 92, 630) oder ob auch ein größerer Wiederholungszeitraum ausreichend ist ( so AG Köln WuM 92, 630) Dies ist im Einzelfall zu bestimmen.

II. Die Kostentragungspflicht der Betriebskosten

Grundsätzlich sind die Betriebskosten Bestandteil des Mietzinses und somit nach Gesetzeslage vom Vermieter zu tragen. Der Vermieter kann seine Kostentragungspflicht jedoch auf den Mieter durch rechtsgeschäftliche Vereinbarung abwälzen. Dies wird praktikablerweise im Mietvertrag geregelt (Anders bei preisgebundenen Wohnraum hier kann der Vermieter die Abwälzung der Betriebskosten durch einseitige Erklärung vornehmen). Daraus folgt, dass die Betriebskosten mit der Grundmiete als abgegolten gelten, wenn nichts anderes vereinbart wird. Ist eine Vereinbarung getroffen so ist genau zu untersuchen, was zwischen den Parteien vereinbart wurde. Hier ergeben sich in der Praxis erhebliche Probleme. Dies liegt insbesondere daran, dass Betriebskosten Vereinbarungen von den Gerichten zum Vorteil des Mieters eng ausgelegt werden (NJW RR 93, 1229). Sofern Unklarheiten bestehen, werden zu Lasten des Vermieters gehen. Mit der Folge, dass der Mieter keine Nebenkosten zu zahlen hat. Es ist dem Vermieter insofern dringend anzuraten, genaue Formulierungen zu wählen. Ansonsten läuft der Vermieter Gefahr, dass im Wege der Auslegung Entschieden wird, dass in dem vereinbarten Mietzins bereits die Mietkosten enthalten sind. Der Vermieter sollte sich hier auch nicht ausschließlich auf sog. Formularmietverträge verlassen, sondern ausdrücklich die Nebenkosten im Sinne der BV aufzählen.

Als Nichtausreichen in diesem Zusammenhang wurden von der Rechtsprechung folgende Vereinbarungen angesehen:

- Der Mieter trägt neben der Miete anteilig die Kosten der Nebenkosten und Hauskosten

- Der Mieter hat die Hausgebühren zu bezahlen

- Nebenkosten trägt der Mieter

- Kosten für xxxx, usw.

Als ausreichend wird seitens der Rechtsprechung eine Bezugnahme auf § 27 Abs. II. BV angesehen. Dies sollte der Vermieter beherzigen und die BV als Anlage dem Mietvertrag beifügen und sie so zum Bestandteil des Mietvertrages machen.
Ist der Mietvertrag geschlossen bzw. eine Vereinbarung über die Betriebskosten getroffen worden, sind die Betriebskostenvereinbarungen nur einvernehmlich von den Parteien abzuändern. Sind Änderungsklauseln im Mietvertrag vereinbart, die ein einseitiges Änderungsrecht zum Vorteil des Vermieters bestimmen, so sind an diese Klauseln strenge Anforderungen zu stellen. Diese Klauseln sind dann im Einzelfall zu überprüfen.

III. Umlagefähige Kosten

- öffentliche Lasten
umlagefähig: Grundsteuer

- Wasserversorgung
Umlagefähig: eigentlicher Wasserverbrauch samt Grundgebühren, Eichkosten, Kosten Wasserpumpe, Kosten Wasserzähler,
nicht umlegbar sind hier: einmalige Anschlussgebühren, Erwerb vom Wasserzähler, Wasserrohrbruch

- Entwässerung
Umlagefähig: Betriebskosten
Nicht umlagefähig sind hier: Ahnschlussgebühren, Rohrverstopfung

- Heiz - Warmwasserkosten

- Aufzugkosten
Umlagefähig: Betriebs- und Wartungskosten, Störungsbeseitigung, Kosten für Notrufsystem
Nicht umlagefähig sind hier: Reparaturkosten, ein Erdegschoßmieter muß die Aufzugskosten nicht tragen (umstr.), Aufzug im Nebengebäude.

- Müllabfuhr - Straßenreinigung
Zur Straßenreinigung gehört auch die Schneebeseitigung sowie das entsprechende Streugut

- Hausreinigung:
Umlegbar: Putzmittel, Reinigung von Gemeinschaftsanlagen,
Nicht umlagefähig sind hier: Erwerb von Arbeitsmitteln, Fassadenreinigung, Dachrinnenreinigung, Beseitigung von Insektennestern, Abgrenzungsproblem Hausmeister: Führt ein Hausmeister die Reinigung durch, so sind diese4 Kosten in der Position Hauswartskosten zu berücksichtigen.

- Gartenpflege:
Umlagefähig: Rasenmähkosten, Saat, Baumbeschneidung, Reinigung, es kommt nicht auf eine tatsächliche Gartennutzung an, Auch der zur Gemeinschaftseigentum gehörender Spielplatz unterfällt der Gartenpflege Abgrenzungsproblem Hausmeister: Führt ein Hausmeister die Reinigung durch, so sind diese Kosten in der Position Hauswartskosten zu berücksichtigen.

- Hausbeleuchtung:
Umlagefähig sind Wartungskosten der Lampen (Auch vom Parkplatz), Lampen und Glühbirnen (Umstritten)
Nicht umlagefähig: Reparatur von Leuchtkörpern

- Schornsteinreinigung - Kehrgebühren

- Sach- und Haftpflichtversicherung
Umlagefähig: Gebäude-, Feuer-, Sturm- und Wasserschäden, Glasversicherung, sofern sie tatsächlich abgeschlossen wurden. Versicherung für den Aufzug
Nicht umlagefähig sind Reparaturversicherungen und Rechtsschutzversicherungen

- Hauswartkosten
Umlegbar: Vergütung einschließlich der Sozialbeiträge, sofern es sich bei den ausgeführten Arbeiten nicht um Instandsetzungsarbeiten, Hausverwaltung oder Schönheitsreparaturen handelt. Auch Eigenleistungen des Vermieters sind umlegbar. Im einzelnen: Reinigungsarbeiten, Bereitschaftsdienst, Pförtnertätigkeit, Gartenpflege, Überwachung von technischen Anlagen.
Nichtumlagefähig: Kleinreparaturen, Abrechnungen, Maklertätigkeit, Mietinkasso, Wohnungsübergaben und Zählerablesung. Übernimmt ein Hauswart Tätigkeiten, die auch in anderen Betriebskostenpositionen abrechenbar wären, so sind die Hauswartskosten aus diesen Positionen herauszunehmen und bei den Hauswartskosten abzurechnen, um versteckte doppelte Ansetzung zu vermeiden. Werden vom Hauswart auch nichtumlagefähige Arbeiten verrichtet, so ist nur der umlagefähige Teil der Vergütung anzusetzen. Die Höhe ist im Einzelfall zu ermitteln.

- Kabelfernsehen - Antennenfernsehen
Umlagefähig: Grundgebühren oder Anmietkosten, Prüfung der Betriebsbereitschaft.
Nicht umlagefähig: Anschlusskosten

- Maschinelle Wascheinrichtung:
Umlegbar: Waschmaschinen, Betriebsstrom, Pflege und Reinigung, Wasserkosten
Nicht umlegbar: Münzautomaten,

- Sonstige Betriebskosten
Hierunter fallen die Betriebskostenosten, die nicht für das Hauptgebäude, sondern für Nebengebäude, Anlagen und Einrichtungen. Also keine Generalklausel.
Umlegbar: Bewachungskosten, Schwimmbad, Sauna, Wartung Feuerlöscher, Wartung Blitzschutzanlage
Nicht umlagefähig: Bankgebühren, Verwaltungskosten, Erbbauzinsen, Finanzierungskosten.

Betriebskostenvorauszahlungen

Vorauszahlungen können vermieterseits nur erhoben werden, wenn dies vereinbart wurde. Dies müssen angemessen sein und sie müssen in die Abrechnung eingestellt werden. Die Abrechnung hat in der weise zu erfolgen, dass die Gesamtkosten auf die einzelnen Parteien umzulegen ist (anhand des Umlagemaßstabes siehe unten) Von diesem zugeordneten Betrag müssen die geleisteten Vorauszahlungen abgezogen werde.

B) Die Betriebskostenabrechnung

I. Allgemeines

Sind die Betriebskosten vom Mieter zu zahlen, so ist der Vermieter verpflichtet, über die angefallen Betriebskosten abzurechnen. In dieser Abrechnung sind nur die umlagefähigen Kosten einzustellen. Zudem hat die Abrechnung jährlich zu erfolgen und muß als geordnete Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben erfolgen. Nur die Abrechnungszeitraum angefallen Kosten dürfen eingestellt werden. Die Abrechnung ist mit einem Datum zu versehen, der Abrechnungszeitraum ist anzugeben und der Umlagemaßstab ist anzugeben. Insgesamt soll die Abrechnung Transparenz schaffen. Sie hat für einen Durchschnittsmieter verständlich und prüffähig zu sein. Zu nennen sind insofern die Kostenpositionen, die Gesamtkosten und die auf den einzelnen Mieter anfallen Kosten.

II. Der Umlagemaßstab

Die erstmalige Festlegung des Umlagemaßstabes oblag bis 2001 dem Vermieter, er hat allerdings die gesetzlichen oder vertraglichen Bestimmungen zu beachten. Nach der Mietrechtsreform sind für die Betriebskosten die vertraglichen Grundlagen maßgebend. Wurde kein Umlagemaßstab vereinbart, so ist die Wohnfläche als Maßstab heranzuziehen. Für die Heizkosten ist die Heizkostenverordnung maßgebend.
Eine Änderung des Umlageschlüssels kann der einzelne Mieter nicht verlangen. Eine Änderung ist nur möglich, wenn alle Mieter dies einvernehmlich verlangen. Verpflichtet ist der vermieter allerdings zur Änderung des Umlageschlüssels, wenn der alte Schlüssel unbillig ist. Durch einseitige Erklärung kann der Vermieter allerdings die verbrauchsabhängigen Kosten verbrauchsabhängig Abrechnung. Eine solche Erklärung hat allerdings vor beginn des Abrechnungsjahres zu erfolgen und bedarf der Schriftform.
Den Leerstand von Räumen hat der Vermieter zu tragen.
Sind Gewerberäume und Wohnräume in einem Gebäude vorhanden so sind die Kosten des Nicht wohnlich genutzten Wohnraums vorab abzuziehen und gesondert auszuweisen. Sind die entstandenen Kosten annährend gleich hoch kann auch zusammenveranlagt werden. Der Mieter hat dann seinen Nachteil zu beweisen. Bei Mieterwechsel sind die Kosten aufzuteilen. Einen Leerstand hat der Vermieter zu vertreten.

III. Abrechnungsfrist

Seit dem 01.09.2001 gilt auch für freifinanzierten Wohnraum eine 1 jährige Ausschlußfrist. Hat der Vermieter innerhalb eines Jahres nach Beendigung des Abrechnungszeitraumes nicht abgerechnet, kann er eine Nachzahlung nicht mehr geltend machen. Entlasten kann sich der Vermieter von dieser Ausschlussfrist nur, wenn er die Verspätetet Abrechnung nicht zu vertreten hat. Für Abrechnungszeiträume, die vor dem 01.09.2001 beendet waren gilt jedoch die alte Rechtslage, nach derer der Mieter bei Überschreitung der Abrechnungsfrist seinen Abrechnungsanspruch gerichtlich geltend machen kann. Dem Mieter steht ein Zurückbehaltungsrecht für künftige Vorauszahlungen zu, bereits geleistete Vorauszahlungen kann er jedoch nicht zurückverlangen. Der Vermieter kann rückständige Vorauszahlungen nicht mehr verlangen, sofern er hätte fristgerecht abrechnen können. Problematisch ist hier oftmals die Frage, ob weitere Nachzahlungsansprüche verwirkt sind. Die Rechtsprechung ist hier nicht einheitlich: Während einerseits bereits eine Verwirkung nach Ablauf eines Jahres bejaht wird, kommen andere Gerichte zum Ergebnis, dass keine Verwirkung eintritt. Die Frage der Verwirkung ist demnach im Einzellfall zu entscheiden.

IV. Die Abrechnungseinheit

Grundsätzlich ist das Gebäude als Abrechnungseinheit heranzuziehen. In Ausnahmefällen können jedoch auch mehrere Gebäude zusammengefasst werden, sofern es sich um wirtschaftliche Einheiten handelt. Wann eine solche vorliegt unterscheidet sich zwischen Sozialwohnungen und freiem Wohnraum. Bei Sozialwohnungen ist eine wirtschaftliche Einheit zu bejahen, wenn mehrere Wohnungen demselben Eigentümer gehören, einen örtlichen Zusammenhang aufweisen und einen Wirtschaftsplan aufweisen. Bei freiem Wohnraum ist die Bildung einer Wirtschaftseinheit im Vertrag zu bestimmen oder dem Vermieter ein einseitiges bestimmungsrecht einzuräumen, bzw. es darf keine Regelung vorherrschen, die eine Zusammenfassung ausschließt, es muß eine einheitliche Verwaltung vorliegen, die Gebäude müßen einen örtlichen Zusammenhang aufweisen, die Gebäude dürfen keinen wesentlichen Nutzungswert aufweisen, wobei unerheblich ist, ob Wohn- und Geschäftsräume vorliegen. Zudem müssen die Betriebskosten zumindest teilweise gemeinsam anfallen. Ein Grundsatz der regelt, dass die kleinstmöglichste Abrechnungseinheit gewählt werden muß existiert, entgegen einer langläufigen Meinung, nicht.

V. Formelle Fehler bei der Abrechnung

- Umlagemaßstab ist nicht nachvollziehbar dargelegt
- Abrechnung wird vereinbarungswidrig erstellt
- Bildung unzulässiger Abrechnungseinheiten
- Falscher Abrechnungszeitraum
- Vermieter behält sich einen Irrtum vor
- Nichtberücksichtigung der Vorauszahlungen
- Die Gesamtkosten wurden nicht aufgeführt
- Die Aufteilung der Gesamtkosten ist nicht nachvollziehbar

Unerheblich sind Schreib- und Rechenfehler

VI. Folgen der nicht ordnungsgemäßen Abrechnung

Der Mieter ist nicht zur Nachzahlung verpflichtet. In einem Prozess kann der Vermieter allerdings die Abrechnung noch neu erstellen. Ist Sie dann ordnungsgemäß hat der Mieter die Nachzahlungen zu erbringen. Zahlt der Mieter, so hat der Vermieter der Prozesskosten zu tragen. Hat der Mieter jedoch die Nachzahlungen ohne Vorbehalt geleistet und unternimmt er nichts gegen die Abrechnung, so sieht die Rechtsprechung darin ein Anerkenntnis mit der Folge, dass er keine Einwendungen mehr erheben kann. Insgesamt sollte ein Mieter innerhalb eines Monats gegen die fehlerhafte Abrechnung vorgehen, da er ansonsten ebenfalls Gefahr läuft seine rechte zu verwirken.

VII. Die Einsichtsmöglichkeit des Mieters

Der Abrechnung als solcher müssen keine Belege beigefügt sein. Daraus folgt, dass dem Mieter eine Einsichtrecht in alle Unterlagen zusteht. Dies Recht sollte der Mieter auch stets wahrnehmen, denn nur so kann er überprüfen, ob die Rechnungslegung ordnungsgemäß erfolgte. Der Mieter hat dabei Anspruch darauf, die Originalbelege einzusehen. Der Vermieter ist zudem verpflichtet die Belege geordnet vorzulegen. Für den Mieter kann auch ein bevollmächtigter das Einsichtsrecht in Anspruch nehmen. Ort der Einsicht ist grundsätzlich die Mietwohnung. Es werden jedoch zahlreiche Ausnahmen gemacht, wenn eine Verbringung der Unterlagen unzumutbar ist, so sind bei nichtvorliegender Regelung meist die belege in den Geschäftsräumen des Verwalters einzusehen. Es sollte hier stets eine Regelung im Mietvertrag aufgenommen werden. Anstelle der Einsichtsnahme kann der Mieter auch eine Übersendung von Fotokopien verlangen. Die Kosten hat der Mieter dem Vermieter zu erstatten. Der Vermieter kann die Versendung von einem Kostenvorschuß abhängig machen und sollte dies auch tun. Die Kosten der Kopien werden unterschiedlich von den Gerichten eingestuft. Sie liegen meist zwischen 0,25 Cent und 0,5 Cent. Ein Anspruch auf Zusendung besteht allerdings dann nicht mehr, wenn der Mieter von seinem Einsichtsrecht bereits gebrauch gemacht hat. Wird das Einsichtsrecht verweigert, kann der Mieter die Nachforderungen verweigern, da diese nicht fällig sind.

Das Gebot der Wirtschaftlichkeit:
Der Gesetzgeber ist der Problematik entgegengetreten, dass die Nebenkostenabrechnung formell in Ordnung ist aber zu hohe Kosten veranschlagt werden und hat in § 556 Abs. 3 BGB das Gebot der Wirtschaftlichkeit eingeführt. Danach ist der Vermieter angehalten, wirtschaftlich zu handeln. Er hat Die Leistung und Gegenleistung auf Mißverhältnisse hin zu überprüfen. Das heißt er hat zu überprüfen, ob bestehende Verträge nicht durch günstigere Verträge ersetzt werden können. Er hat Dienstleister zu überwachen und muß Rabatte ausnutzen. Er ist sogar gehalten wirtschaftlich einzukaufen und unter umständen jahreszeitbedingte Rabatte auszunutzen. Er hat Energieverluste zu vermeiden. Verstößt der Vermieter gegen diesen Grundsatz, so sind die entsprechenden Kosten zu reduzieren oder gar zu senken. Im Rechtsstreit hat der Vermieter zu beweisen, dass er nicht gegen das Gebot der Wirtschaftlichkeit verstoßen hat und wirtschaftlich und Sparsam gehandelt hat. Er hat dazulegen, ob die Kosten tatsächlich notwendig waren.