Nebenkosten (Betriebskosten)

Neben der Grundmiete haben Mieter meistens noch zusätzliche Zahlungen an den Vermieter zu leisten, nämlich die sogenannten Neben- oder Betriebskosten. Diese können eine erhebliche Höhe erreichen und bieten regelmäßig Anlaß zu Streitigkeiten. Dabei sind sich häufig beide Parteien, Vermieter und Mieter, unklar darüber, welche Kosten neben der Grundmiete erhoben werden dürfen , ob und wie darüber abzurechnen ist. Zur Vermeidung späterer gerichtlicher Streitigkeiten sollten Vermieter und Mieter diese Fragen daher im gegenseitigen Mietvertrag eindeutig regeln!

Steht nach dem Mietvertrag fest, daß die Mieter neben der Grundmiete gesondert Betriebskosten zu zahlen haben, so stellt sich die Frage, ob diese als Nebenkostenpauschale oder Nebenkostenvorauszahlung erbracht werden sollen. Haben die Parteien eine Nebenkostenpauschale abgemacht, so sind mit der Zahlung dieser die angefallenen Nebenkosten abgegolten. Eine Betriebskostenabrechnung ist hier nicht erforderlich! Bei der Nebenkostenvorauszahlung leisten die Mieter monatlich mit der Miete eine Abschlagszahlung auf die Nebenkosten, über die vom Vermieter entsprechend den gesetzlichen Regelungen abgerechnet werden muß. Sind die tatsächlich angefallenen Nebenkosten geringer als die im Abrechnungszeitraum geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen, so bekommt der Mieter vom Vermieter Geld zurück, im umgekehrten Fall muß er Geld nachzahlen.

Haben die Vertragsparteien eine Nebenkostenvorauszahlung vereinbart, so muß der Vermieter hierüber gemäß den gesetzlichen Regelungen mit den Mietern abrechnen. Die Nebenkostenabrechnung muß dabei aus sich heraus verständlich und für die Mieter nachvollziehbar sein!

Durch die Rechtsprechung wurden im Laufe der Jahre Anforderungen an eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung aufgestellt. Besonders maßgeblich ist hier die Rechtsprechung des Bundesgerichtshof (BGH), wonach eine Betriebskostenabrechnung dann formell ordnungsgemäß ist, wenn alle Gesamtkosten aufgeführt, die Verteilerschlüssel angegeben und erläutert, der Mieteranteil berechnet und die Vorauszahlungen abgezogen sind (vgl. BGH NJW 82, 573). Zudem müssen Kostenpositionen, welche ohne eine entsprechende Erläuterung unverständlich bleiben würden, zu erläutern sind. Bezüglich der Verständlichkeit wird auf das durchschnittliche Verständnisvermögen eines juristisch und wirtschaftlich ungeschulten Mieters abgestellt, wobei diesem bei nicht einfachen Rechenvorgängen auch zugemutet wird, eigenen Arbeits- und Zeitaufwand einzusetzen (vgl. hierzu BGH WuM 86, 214 ff.).

Für eine den Mietern verständliche Nebenkostenabrechnung sind insbesondere folgende Angaben erforderlich:

Abrechnungszeitraum,
Gesamtkosten - aufgeschlüsselt für die einzelnen Betriebskosten - für die Wirtschaftseinheit oder das Haus,
Verteilerschlüssel (Anzahl der Personen oder Mietparteien; Wohnfläche),
Kosten der jeweiligen Mietpartei,
geleistete Vorauszahlungen,
Gesamtergebnis der Nebenkostenabrechnung (Guthaben bzw. Nachzahlung)

Der jeweilige Verteilerschlüssel, nach welchem der Anteil der Mieter an den insgesamt in der Wirtschaftseinheit angefallenen Kosten ermittelt wird, kann im Mietvertrag vereinbart werden. Ist dort nichts vereinbart, so kann der Vermieter eine angemessene Regelung treffen.

Abrechnungs-, Einwendungs- und Zahlungsfristen unter Beachtung des neuen Betriebskostenrechts:

Der Abrechnungszeitraum

Unter dem Begriff des Abrechnungszeitraums wird die zeitliche Periode verstanden, für welche abgerechnet werden muß. Gemäß § 556 III 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ist über Vorauszahlungen jährlich abzurechnen, womit der Abrechnungszeitraum zwölf Monate beträgt. Dabei ist zu beachten, daß sich der Abrechnungszeitraum nicht mit dem Zeitraum eines Kalenderjahrs decken muß. Es kann somit auch abweichend von der Periode eines Kalenderjahres (01.01. bis 31.12.) für zwölf Monate abgerechnet werden, beispielsweise vom 01.02. bis 31.01.! Eine Verlängerung oder Verkürzung des Abrechnungszeitraumes bei Wohnraummietverhältnissen ist nicht erlaubt, da dies eine Benachteiligung des Mieters gemäß § 556 IV BGB darstellt und somit unzulässig ist. Bei Mietverhältnissen über Gewerbeflächen kann hingegen der Abrechnungszeitraum frei vereinbart werden, wird keine Vereinbarung getroffen, gilt entsprechend der Verkehrssitte der Jahreszeitraum.

Die Abrechnungsfrist

Durch die Abrechnungsfrist wird geregelt, innerhalb welcher Zeit die Betriebskostenabrechnung dem Mieter vom Vermieter mitgeteilt werden muß. Gemäß § 556 III 2 BGB beträgt diese Frist zwölf Monate!

Mitteilung der Abrechnung

Die Betriebskostenabrechnung muß dem Mieter vom Vermieter mitgeteilt werden, vgl. § 556 III 2 BGB.
Dabei kommt es auf den Zugang der Betriebskostenabrechnung an! Entsprechend § 130 I BGB gilt die Betriebskostenabrechnung dann als zugegangen, wenn sie so in den Bereich des Mieters gelangt ist, daß dieser unter normalen Verhältnissen die Möglichkeit hat, von ihrem Inhalt Kenntnis zu nehmen (vgl. hierzu BGH NJW 83, 890). Zum Bereich des Mieters gehören auch die von ihm zur Entgegennahme von Erklärungen bereit gestellten Einrichtungen, wie Briefkasten und Postfach. Vollendet ist der Zugang erst, wenn eine Kenntnisnahme durch den Mieter möglich und nach der Verkehrsanschauung zu erwarten ist. Beispielsweise geht daher eine nachts in den Briefkasten des Mieters eingeworfene Betriebskostenabrechnung erst am nächsten Morgen zu. Auf Hindernisse aus seinem Bereich kann sich der Mieter hingegen nicht berufen, da er diesen durch geeignete Vorkehrungen begegnen kann bzw. muß. Ist der Mieter beispielsweise wegen Urlaubs, Krankheit, etc. nicht in der Lage, vom Inhalt der übermittelten Betriebskostenabrechnung Kenntnis zu nehmen, so steht dies dem Zugang nicht entgegen (vgl. BAG NJW 89, 606). Auch wenn der Vermieter von der Ortsabwesenheit des Mieters wußte und dessen Interimsanschrift kannte, hindert dies die Wirksamkeit des Zugangs nicht (Ausnahmsweise kann eine andere rechtliche Beurteilung nach dem Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB) erfolgen, vgl. hierzu BAG NJW 81, 1470). Auch eine fehlende Sprach- und Lesefähigkeit des Mieters hindern den Zugang der Betriebskostenabrechnung nicht (vgl. LAG Köln NJW 88, 1870).

In diesem Zusammenhang sollten Vermieter beachten, daß sie bei einem gerichtlichen Verfahren die sogenannte Darlegungs- und Beweislast für eine tatsächlich erfolgte Zustellung der Betriebskostenabrechnung (an den Mieter) tragen. Für einen Vermieter bedeutet dies, daß er vor Gericht nicht nur behaupten muß, er habe die Betriebskostenabrechnung an den Mieter zugestellt, sondern dies auch durch entsprechende Beweismittel beweisen muß. Geeignete Beweismittel können in einem solchen Fall unter anderem Zeugen und Urkunden sein. Vermietern wird daher empfohlen, sich den Empfang der Betriebskostenabrechnung durch den Mieter schriftlich bestätigen zu lassen (beispielsweise durch ein Einschreiben mit Rückantwort oder noch besser durch ein vorgefertigtes Formblatt, auf welchem der Mieter mit Unterschrift und Datum den Empfang der Betriebskostenabrechnung bestätigt).

Ausschluß der Nachforderung

Gemäß § 556 III 3 BGB ist nach Ablauf der Abrechnungsfrist die Geltendmachung einer Nachforderung für Betriebskosten durch den Vermieter ausgeschlossen. Eine Ausnahme hiervon ist nur möglich, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat, gemäß § 556 II 3 BGB. Für sein Nichtvertretenmüssen ist der Vermieter darlegungs- und beweispflichtig. Als Beispiel für ein solches Nichtvertretenmüssen kommen unter anderem unvorhersehbare Verzögerungen auf dem Postweg, ein Datenverlust im Computer kurz vor Ende der Abrechnungsfrist, ein längerer Ausfall der EDV-Anlage, ein hoher Krankenstand in der Verwaltung oder der verspätete Eingang von Abrechnungsunterlagen in Betracht.

Eine Nachforderung des Vermieters aus der Betriebskostenabrechnung ist auch dann ausgeschlossen, wenn dem Mieter eine formell nicht ordnungsgemäße Abrechnung zugestellt worden ist. In einem solchen Fall wird der Vermieter so behandelt, als habe er keine Betriebskostenabrechnung zugestellt.

Die im § 556 III BGB genannte Frist gilt nicht für Rückzahlungsansprüche des Mieters gegenüber dem Vermieter. Auch nach dem Ablauf der Abrechnungsfrist bleibt der Vermieter weiterhin zur Erstellung einer Betriebskostenabrechnung verpflichtet, denn nur so kann der Mieter feststellen, ob er einen Anspruch auf Rückzahlung gegenüber dem Vermieter hat. Dies gilt selbst dann, wenn der Mieter offensichtlich nicht mit einer Forderung aufgrund der Betriebskostenabrechnung rechnen kann, denn regelmäßig benötigt der Mieter die jährliche Betriebskostenabrechnung um die des nächsten Jahres zu überprüfen und zu verstehen.

Die Einwendungsfrist des Mieters

Gemäß § 556 II 5 BGB ist vom Mieter eine Frist von zwölf Monaten für Einwendungen einzuhalten. Die Frist beginnt nach Zugang der Abrechnung zu laufen. Nach Ablauf der Frist können Einwendungen durch den Mieter nicht mehr geltend gemacht werden, es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten, § 556 III 6 BGB.

Welche Kosten gehören eigentlich zu den Nebenkosten?

Neben der eigentlichen Miete können den Mietern im frei finanzierten Wohnungsbau, im Fall der vertraglichen Vereinbarung, die folgenden Nebenkosten auferlegt werden:

1. Die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks

Hierzu gehören die Grundsteuer einschließlich etwaiger Zuschläge in Form von Zweitwohnsteuer und der Grundsteuererhöhung durch Auslaufen der Grundsteuervergünstigung und sonstige laufende öffentliche Lasten des Grundstücks. Nicht dazu gehören insbesondere die Hypothekengewinnabgabe, die auf das Grundstück anteilig entfallende Vermögenssteuer und Anliegerbeiträge (u. a. Straßenbaubeiträge, Erschließungsbeiträge) aller Art.

2. Die Kosten der Wasserversorgung

Hierzu gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung von Wasserzählern sowie die Kosten ihrer Verwendung einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung, die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe.

3. Die Kosten der Entwässerung

Hierzu gehören die Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung, die Kosten des Betriebs einer Entwässerungspumpe und die Kosten des Betriebs einer entsprechenden nicht öffentlichen Anlage.

4. Die Kosten

a. des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage;

hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die der Bedienung, Pflege und Überwachung, die des Betriebsstroms, die der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Kosten der Einstellung durch einen Fachmann, die der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, die der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung;

oder

b. des Betriebs der zentralen Brennstoffversorgungsanlage;

hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der Überwachung sowie die Kosten der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums;

oder

c. der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme, auch aus zentralen Heizungsanlagen einschließlich der Abgasanlage;

hierzu gehören das Entgelt für die Wärmelieferung und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlage, also die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die der Bedienung, Pflege und Überwachung, die des Betriebsstroms, die der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Kosten der Einstellung durch einen Fachmann, die der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, die der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung;

oder

d. der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen;

hierzu gehören die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch einen Fachmann, sowie die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen in der Anlage und die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz.

5. Die Kosten

a. des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage;

hierzu gehören die Kosten - soweit sie nicht bereits anderweitig Berücksichtigung gefunden haben - der Wasserversorgung analog Nummer 2 und die Kosten der Wassererwärmung analog Nummer 4. a.;

oder

b. der eigenständig gewerblichen Lieferung von Warmwasser, auch aus zentralen Warmwasserversorgungsunterlagen;

hierzu gehören die Kosten für die Lieferung des Warmwassers und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen entsprechend Nummer 4. a.;

oder

c. der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten;

hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen im Innern der jeweiligen Geräte sowie die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft, Betriebssicherheit und der jeweils damit zusammenhängenden Einstellungen durch einen Fachmann.

6. Die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen

a. im Fall einer zentralen Heizungsanlage - soweit nicht bereits eine anderweitige Berücksichtigung erfolgte - Kosten analog Nummer 2 und 4. a.;

oder

b. im Fall der eigenständig gewerblichen Versorgung von Wärme - soweit nicht bereits eine anderweitige Berücksichtigung erfolgte - Kosten analog Nummer 2 und 4. c.;

oder

c. im Fall von verbundenen Etagenheizungen und Warmwasserversorgungsanlagen - soweit nicht bereits eine anderweitige Berücksichtigung erfolgte - Kosten analog Nummer 2 und 4. d..

7. Die Kosten des Betriebs der maschinellen Personen- und Lastenaufzüge

Dazu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die der Beaufsichtigung, der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch einen Fachmann als auch die Kosten der Reinigung der Anlage.

Hinweis: Auch der Parterremieter kann zur Erbringung von Aufzugskosten herangezogen werden, es sei denn er habe wirklich keinen Nutzen davon. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn er den Aufzug weder zum Besuch anderer Mieter der Immobilie noch für den Transport etwa von Wäsche zum Trockenboden oder Keller benutzt (vgl. AG Frankfurt am Main NJW-RR 89, 1359).

8. Die Kosten der Straßenreinigung und Müllabfuhr

Hierzu gehören die für die öffentliche Straßenreinigung und Müllabfuhr zu entrichtenden Gebühren oder die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen.

Hinweis: Soweit der Vermieter selbst derartige Arbeiten ausführt, kann für diese Eigenleistung der Betrag umgelegt werden, der ansonsten für die gleichwertige Leistung eines Dritten anzusetzen ist.

9. Die Kosten der Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung

Dazu gehören die Kosten für die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam benutzten Gebäudeteile, wie Flure, Zugänge, Keller, Treppen, Trockenboden, etc..

10. Die Kosten der Gartenpflege

Hierzu gehören die Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, der Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand und der Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen.

Hinweis. Soweit Grünflächen, etc. ausschließlich vom Vermieter oder einem einzelnen Mieter genutzt werden, liegt kein Allgemeingebrauch vor, sondern lediglich eine private Nutzung. Kosten dieser Art sind nicht umlegbar.

11. Die Kosten der Beleuchtung

Zu diesen Kosten gehören die des Stroms für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam benutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Trockenräume, Bodenräume, Keller, Treppen, etc..

12. Die Kosten der Schornsteinreinigung

Dazu gehören die Kehrgebühren nach der maßgeblichen Gebührenordnung, soweit sie nicht bereits als Kosten nach Nummer 4. a. berücksichtigt worden sind.

13. Die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung

Dazu gehören die Kosten der Versicherung des Gebäudes gegen Sturm-, Feuer- und Wasserschäden, der Glasversicherung, der Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Gas- oder Öltank und den Aufzug.

14. Die Kosten für den Hauswart

Dazu gehören die Vergütung des Hauswarts, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft. Soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 nicht verrechnet werden.

15. Die Kosten

des Betriebs der Gemeinschaftsantennenanlage.

Dazu gehören die Kosten der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft einschließlich der Kosten der Einstellung dieser durch einen Fachmann, die Kosten des Betriebsstroms;

oder

des Betriebs der mit einem Breitbandkabelnetz verbundenen privaten Verteilanalge;

dazu gehören die Kosten analog Nummer 15. a., sowie die laufenden monatlichen Kosten für Breitbandanschlüsse.

16. Die Kosten des Betriebs der maschinellen Wascheinrichtung

Dazu gehören die Kosten der Überwachung, die des Betriebsstroms, die der Pflege und Reinigung der maschinellen Einrichtung, die der Prüfung der Betriebsbereitschaft und -sicherheit sowie die Kosten der Wasserversorgung analog Nummer 2, soweit nicht bereits eine anderweitige Berücksichtigung erfolgte.

17. Sonstige Betriebskosten

Alle in den Nummern 1 bis 16 nicht aufgeführten Betriebskosten, regelmäßig die Betriebskosten von Nebengebäuden, Anlagen und Einrichtungen.